Synching with Exchange in Entourage has a serious limitation: it doesn’t sync categories:
1) you can’t sync the categories to another computer
2) if you rebuild your database, all the data (that doesn’t have any information about categories) is redownloaded from the server and all the categories are lost.

A while ago I wrote a simple script to save categories names for contacts to one of the custom fields. Barry Wainwright posted on his site a much improved version for calendar events.

I took Barry’s code and adapted it for both calendar events and contacts and for all accounts on the Mac.
The scripts haven’t had much testing (I use them and everything has been fine so far), but it wouldn’t hurt to back up your calendar and events before doing anything :->

Barry uses the Creative Commons licence for his script and that’s more than OK with me. The new ones are therefore distributed under the exact same license.

Here are the scripts. Make sure you place them in the Entourage Scripts folder in your Microsoft User Data folder and use at your own risks 😉

A first set of scripts will save category names in the notes. A second set will read the notes and use the information found there to restore the categories.
It’s pretty straightforward. You can also edit the scripts to take a look at the code.
There is another advantage. Entourage 2004 can sync it’s address book to the system address book (AB) if you are running Tiger.
Notes will sync to the AB through SyncServices. You can use the script to save the category names in the Notes and perform a simple search in the AB to find all the contacts of a category. You can then drag the contacts to the group you want in the AB. It’s a little basic, but it allows you to get all the categories back in the AB.

La synchronisation avec Exchange par Entourage souffre de sérieuses limitations : on ne peut synchroniser les catégories avec le serveur. Par conséquent :
1) on ne peut synchroniser les catégories avec un autre ordi
2) si on reconstruit la base d’Entourage, ça force l’application à retélécharger tous les contacts avec le serveur. Celui-ci n’ayant pas les catégories, elles sont perdues.

Il y a un certain temps, j’avais fait un simple script pour enregistrer les informations des catégories dans le champ perso 8 des contacts (pour pouvoir les restaurer plus tard). Barry Wainwright a mis en ligne sur son site une version très améliorée pour les entrées du calendrier.

J’ai repris le code de Barry et l’ai adapté pour calendrier et carnet d’adresse pour tous les comptes d’Entourage.
Les scripts n’ont pas été beaucoup testés (je les utilise et tout va bien pour moi pour l’instant), mais ça ne pourrait pas nuire de faire une sauvegarde du carnet d’adresse et calendrier avant de les lancer :->

Les scripts de Barry sont sous licence Creative Commons , ce qui me convient tout à fait. Les nouveaux scripts sont donc également distribués sous la même licence.

Voici les scripts. Placez-les dans le dossier des scripts d’Entourage dans le dossier Données Utilisateur Microsoft. Utilisez-les à vos risques et périls 😉

Un premier ensemble de scripts copie le nom des catégories dans le champ note et un second ensemble lit le champ note pour restaurer les catégories si besoin est. Assez simple d’utilisation.
Vous pouvez-bien entendu éditer le code des scripts pour y jeter un coup d’oeil.
Un autre avantage: le champ note se synchronise avec le carnet d’adresse système (pas SyncService si vous avez activé l’option dans Entourage 2004) sous Tiger. Grâce à ces scripts, vous pouvez transmettre, par les notes, le nom des catégories au carnet d’adresse système et utiliser un simple recherche pour trouver tous les contacts d’une catégorie et les glisser dans le groupe voulu dans le carnet d’adresse. Rudimentaire, mais ça permet de retrouver les catégories dans le carnet d’adresse système.